09 Jun 2019

France-Paris La Défense: Software package and information systems

Type of document: Invitation to tender
Country: France
OJEU Ref: (2019/S 109-266919/EN)
Nature of contract: Service contract
Procedure: Negotiated procedure
Regulation of procurement: EU – with participation by GPA countries
Type of bid required: Global bid

Contract notice
Services

Section I: Contracting entity
I.1) Name and addresses
Official name: EDF SA
Postal address: Direction des achats — Domaine achats informatique et télécommunications — Tour EDF — PB6 — 20 place de La Défense
Town: Paris La Défense Cedex
Postal code: 92050
Country: France
Contact Person: Carole Delabie
Telephone: +33 156651918
Email: carole.delabie@edf.fr
Internet address(es):
Main address:
Address of the buyer profile:

I.3)Communication
Access to the procurement documents is restricted.Further information can be obtained at:
Additional information can be obtained from:
the above mentioned address
Tenders or requests to participate must be submitted
electronically via:
I.6) Main activity:
Electricity

Section II: Object
II.1) Scope of the procurement:
II.1.1) Title: Acquisition, Intégration et Maintien en conduite opérationnelle d’une solution logicielle de gestion de services IT en SAAS permettant de couvrir l’ensemble des processus ITIL
II.1.2) Main CPV code: 48000000
II.1.3) Type of contract: Services
II.1.4) Short Description:
Le marché a pour objet:
— l’acquisition d’une solution de gestion de services IT en mode SAAS permettant de couvrir l’ensemble des processus ITIL implémentés dans le groupe EDF comprenant des fonctionnalités ITOM (automatisation/orchestration), ITAM (gestion des cycles de vies des assets), ITBM (gestion de la demande),
— l’intégration de la solution logicielle dans le SI EDF,
— la MCO de la solution intégrée et des solutions à basculer,
— un accompagnement à la conduite du changement.
Le marché porte sur les besoins d’EDF SA et des filiales suivantes: CERGA, CHAM, Citelum, Dalkia, Edelia, EDEV, EDF assurances, EDF renouvelables, EDF PEI, EDF Trading Edvance, Logistics, électricité de Strasbourg, Framatome, G2S, HTMS, Hydrostadium, Ifopse, Métroscope, Netseennergy, Perfesco (C36), Protertia, Shema, Socodei, Izivia, Safidi, Sofilo, Sowee, Zinium
Enedis SA pourra bénéficier, si elle le souhaite et à sa 1re demande, des conditions commerciales du marché passé par EDF SA pour ses besoins.

II.1.6) Information about lots
The contract is divided into lots:no
II.2) Description
II.2.2)Additional CPV code(s)
Main CPV code: 48600000
Main CPV code: 48700000
Main CPV code: 48800000
Main CPV code: 48900000
Main CPV code: 72200000
Main CPV code: 72600000

II.2.3) Place of performance
Nuts code: FR
II.2.4) Description of the procurement:
La solution logicielle devra permettre de traiter de manière la plus standard possible les périmètres suivants:
— ITSM: couverture des processus ITIL implémentés à EDF notamment
—— gestion des incidents,
—— gestion des problèmes,
—— gestion des changements,
—— gestion des demandes,
—— gestion du catalogue,
—— gestion de la connaissance,
—— gestion des actifs et configuration,
—— gestion des mises en production,
—— gestion des niveaux de service,
—— ainsi que le reporting opérationnel associé,
— ITBM: «demand management», gestion de la demande amont (projet) avec la possibilité de piloter les ressources,
— ITOM: orchestration et automatisation des tâches
La solution devra être évolutive afin de permettre la mise en œuvre des solutions technologiques uptodate telles que l’intelligence artificielle, l’auto-affectation des tâches, les agents virtuels etc.
Par ailleurs, dans le cadre de ce projet, le titulaire devra également assurer le paramétrage / intégration de la solution logicielle dans le SI EDF, la MCO ainsi qu’une prestation d’accompagnement à la conduite du changement:
— en phase de BUILD:
—— la conception et l’adaptation de la solution au contexte et besoins de l’entreprise en restant le plus proche du standard possible de l’outil choisi,
—— l’intégration de la solution au SI de l’entreprise,
—— la mise en place de mesures de sécurité adaptées limitant le moins possible les performances de l’outil,
—— la conception, le pilotage et la réalisation d’un planning de déploiement de l’outil associant les métiers lors des phases d’atelier (méthode de GAP Analysis),
—— la conception, le pilotage et la réalisation des tests de recette en associant les métiers,
—— la récupération des données de l’ancien SI vers le nouveau,
— en phase de RUN:
—— la MCO de l’outil,
—— l’évolution de l’outil,
—— une partie de l’administration de l’outil,
—— la MCO de l’outil WIZMI (portail end user de l’éditeur Service Now),
—— l’intégrateur sera également responsable de la MCO des outils POGS, SCOPE GP et SAGA tant que ces applications ne seront pas complètement décommissionnées.
Volumétries estimatives:
—— 5000 — 10 000 opérateurs,
—— 750 000 — 1 500 000 tickets traités par an,
—— 75 000 — 150 000 end user.
II.2.5)Award criteria
II.2.7) Duration of the contract,framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months:96
This contract is subject to renewal: no
II.2.9) Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged minimum number:3
Objective criteria for choosing the limited number of candidates:Chaque candidature sera évaluée selon les critères énoncés ci-dessous.
Seuls les candidats ayant obtenu une note supérieure au seuil d’aptitude défini par l’Entreprise seront retenus.
Les candidatures sont limitées à 3 par candidat (un candidat qui proposera une offre au titre d’un groupement d’entreprises ne pourra remettre que 3 offres maximum).

II.2.10) Information about variants
Variants will be accepted:yes
II.2.11) Information about options
Options: yes
Description of options:
Option de durée:
— périmètre solution logicielle: durée ferme du marché de 5 ans + 3 périodes optionnelles d’1 an maximum,
— périmètre prestations de paramétrage / intégration / MCO / conduite du changement: durée ferme du marché de 3 ans + 2 périodes optionnelles d’1 an maximum.
À noter que la durée du marché mentionnée à la rubrique II.2.7) comprend l’option de durée.

II.2.13) Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
II.2.14) Additional information: Le détail des prestations est fourni dans le document «Résumé CCTP — Marché ITxM — vf.docx», les contrats seront établis sur la base des conditions générales d’achat de la direction achat Groupe d’EDF, fournies à titre indicatif. Ces documents sont accessibles sur le site https:// pha.edf.com sous le RFx_073237.

Section III: Legal, economic, financial and technical information
III.1) Conditions for participation
III.1.1) Suitability to pursue the professional activity,including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:— le candidat doit fournir une déclaration sur l’honneur pour justifier qu’il n’entre dans aucun des cas mentionnés aux articles L. 2141-1 à L. 2141-5 et L. 2141-7 à L. 2141-11 du code de la commande publique notamment qu’il satisfait aux obligations concernant l’emploi des travailleurs handicapés définies aux articles L. 5212-1 à L. 5212-11 du code du travail. Cette déclaration est à produire par les candidats individuels, par chacun des membres d’un groupement candidat et, le cas échéant, par les sous-traitants présentés,
— le candidat doit remettre un extrait du registre pertinent tel qu’un extrait K bis, ou, à défaut, un document équivalent, permettant d’identifier le candidat. Ce document est à fournir par les candidats individuels et par chacun des membres d’un groupement candidat.

List and brief description of selection criteria:
Le candidat doit fournir les états financiers (bilans et comptes de résultats) des 2 derniers exercices disponibles attestant de sa pérennité financière.
Si, compte tenu de la date de création de son entreprise, le candidat ne dispose pas de l’ensemble des informations, remettre des justificatifs équivalents.
Le candidat devra également préciser:
— pourcentage de votre CA en Union européenne réalisé avec votre plus gros client sur les 2 dernières années 2017 & 2018,
— ancienneté de votre société dans la conception et l’hébergement de solutions de gestion de service IT (ITSM),
— pourcentage de votre chiffre d’affaire affecté à la R&D, à l’innovation sur les 2 dernières années 2017 & 2018.

Minimum level(s) of standards possibly required:
Le candidat doit disposer d’un chiffre d’affaires annuel en Union européenne sur les 2 dernières années (2017 & 2018) supérieur à:
— 9 500 000 EUR sur le périmètre solution logicielle,
— 8 200 000 EUR sur le périmètre prestations / intégration.

List and brief description of selection criteria:Le candidat doit impérativement répondre aux critères d’aptitude exposés et fournir les éléments demandés dans le fichier Excel «Critères d’Aptitude RFI — ITXM» disponible dans le portail achats (cf. section VI.3)) du présent avis de marché sous la référence RFX_073237.
Le candidat ou chaque membre de groupement candidat devra apporter la preuve du respect de ces conditions minimales dans le dossier de demande de participation répondant à cet avis.
En cas d’absence de preuve, la candidature pourra être rejetée.
Le candidat (ou chaque membre de groupement candidat) fournira une réponse aux points suivants:
— présentation de la société, son organisation, ses activités et son savoir-faire,
— nomination d’un délégué à la protection des données (DPO pour Data protection officer) ou au minima d’un référent, et mise en place d’une organisation projet pour une mise en conformité au RGPD,
— effectif de la société mobilisable pour la prestation demandée,
— présentation des 4 références clients les plus significatives (hors groupe EDF),
— pourcentage de vos effectifs affecté à la R&D, à l’innovation sur les 2 dernières années 2017 & 2018,
— certifications ISO ou équivalences (joindre les certificats),
— description de la solution sur la gestion en standard des processus ITSM,
— description de la solution sur la gestion en standard des processus de demande d’évolution et de projet (ITBM),
— description de la solution sur les bases de gestion des configurations et des biens,
— description de la modularité et évolutivité de la solution,
— description de l’interface d’accès aux différents profils utilisateur de la solution,
— description de l’ergonomie et facilité d’utilisation de la solution,
— présentation des reportings proposés en standard par la solution,
— description de la solution sur les aspects «automatisation de processus»,
— présentation des fonctionnalités intelligentes proposées en standard par la solution,
— description de la solution sur la gestion de la mobilité des utilisateurs (accessibilité sur tout type de terminal),
— capacité de la solution à gérer des volumes d’activité importants (préciser les capacités maximum de la solution),
— description des modes d’interfaçage avec le SI des entreprises clientes,
— description de votre politique de gestion de la sécurité,
— description des conditions d’hébergement de la solution (SAAS, localisation et sécurité des données…),
— description de la démarche standard projet proposée pour la mise en œuvre de la solution,
— description des méthodes et solutions pour garantir un déploiement le plus proche du standard possible.
À titre purement informatif, est également attendu une réponse aux questions suivantes:
— chiffre d’affaires réalisé avec le groupe EDF sur les 2 dernières années 2017 & 2018,
— effectif de la société en Union européenne sur les 2 dernières années 2017 & 2018,
— description de votre politique RSE (Responsabilité sociétale des entreprises).

Minimum level(s) of standards possibly required:Nomination d’un délégué à la protection des données: le candidat devra préciser le nom du DPO ou référent.
Mise en place d’une organisation projet pour une mise en conformité au RGPD: le candidat devra détailler l’organisation mise en place

III.1.4) Objective rules and criteria for participation
List and brief description of rules and criteria:Chaque candidature sera évaluée selon les critères énoncés ci-dessous.
Seuls les candidats ayant obtenu une note supérieure au seuil d’aptitude défini par l’entreprise seront retenus.

III.1.7) Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them:
Financement sur ressources propres.
Paiement à 60 jours à compter de la date d’émission de facture.

III.1.8) Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded:
En cas de groupement d’entreprises attributaire du marché, EDF accepte que chacun des autres membres du groupement ne soit engagé que pour les prestations qui lui seront attribuées (groupement «conjoint»).
EDF accepte également que chacun des membres du groupement soit engagé pour la totalité du marché (groupement «solidaire»).
Une entreprise peut être candidate en son nom et participer à plusieurs candidatures — dans la limite de 3 maximum — sous la forme de différents groupements momentanés d’entreprises.

Section IV: Procedure
IV.1) Description
IV.1.1) Type of procedure:
Negotiated procedure with prior call for competition
IV.1.8) Information about the Government Procurement Agreement(GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2) Administrative information
IV.2.2) Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date:2019-06-19 Local time:10:00
IV.2.4) Languages in which tenders or requests to participate may be submitted: FR

Section VI: Complementary information
VI.1) Information about recurrence
This is a recurrent procurement:no
VI.2) Information about electronic workflows
VI.3) Additional information:1) Toute communication orale ou écrite concernant cet avis de marché devra être faite en français. Le français sera la langue d’échange au sein du projet et de la vie courante qui s’en suivra, sauf dérogation particulière;
2) Les candidats sont invités à remettre tous les documents de réponse au présent avis de marché sur la plateforme électronique portail achat d’EDF (), sur laquelle les candidats doivent être préalablement enregistrés. Pour tout renseignement concernant le portail achats, veuillez contacter le support HelpDesk Ivalua, que vous pouvez joindre par téléphone au +33 184770026 (un seul numéro pour la France et l’international) du lundi au vendredi de 8:00 à 18:00 CET (heure française), ou par courrier électronique à l’adresse support-edf@ivalua.com.
Pour accéder à la demande d’information «RFX_073237: acquisition et Intégration d’une solution logicielle de gestion de services IT en SAAS permettant de couvrir l’ensemble des processus ITIL»:
— se connecter au portail achat EDF ,
— sur la page d’accueil du site, cliquer sur «Mes RFX» et sélectionner le RFx_73237,
— lire et accepter l’accord de confidentialité afin d’avoir accès en visualisation au RFX
— sur l’onglet «Accuser réception» cocher «Je souhaite répondre» ou «Je ne souhaite pas répondre»,
— l’onglet «Répondre» vous permettra d’apporter vos réponses à ce RFX.
3) La consultation succédant à l’avis de marché se déroulera sur le portail achats;
4) EDF se réserve la possibilité d’attribuer le marché sur la base des offres initiales sans négociation;
5) En cas de réponse en GME, un document intitulé «Identification des membres du groupement et répartition des prestations – groupement momentané d’entreprises solidaire ou conjoint» est disponible dans l’espace collaboratif dédié aux fournisseurs du portail achats;
6) Dans le cadre de la dématérialisation de ses procédures, EDF SA informe l’ensemble des soumissionnaires que la signature électronique des marchés est privilégiée, que ceux-ci soient attribués à une seule entreprise ou à un groupement d’entreprises.

VI.4) Procedures for review
VI.4.1) Review body
Official name: Tribunal de grande instance de Paris
Postal address: Parvis du tribunal de Paris
Town: Paris
Postal code: 75859
Country: France
Telephone: +33 144325151
Internet address:

VI.4.4) Service from which information about the review procedure may be obtained
Official name: Greffe du tribunal de grande instance de Paris
Postal address: Parvis du tribunal de Paris
Town: Paris
Postal code: 75859
Country: France
Telephone: +33 144325151
Internet address:
VI.5) Date of dispatch of this notice:
2019-06-04