02 Jul 2019

Belgium-Brussels: Computer-related services

Type of document: Invitation to tender
Country: Belgium
OJEU Ref: (2019/S 124-302949/EN)
Nature of contract: Service contract
Regulation of procurement: EU – with participation by GPA countries
Type of bid required: Global bid

Contract notice
Services

Section I: Contracting authority
I.1) Name and addresses
Official name: ASBL i-CITY VZW (anciennement GIAL)
Postal address: Boulevard E. Jacqmain 95
Town: Bruxelles
Postal code: 1000
Country: Belgium
Contact Person: M. Olivier Lens
Telephone: +32 22295467
Email: procurement@i-city.brucity.be
Fax: +32 22295454
Internet address(es):
Main address: www.i-city.brucity.be

I.3) Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge,at:
Additional information can be obtained from:
the above mentioned address
Tenders or requests to participate must be submitted:
electronically via:
I.4) Type of the contracting authority
Other type: Autre
I.5) Main activity
Other activity: Informatique

Section II: Object
II.1) Scope of the procurement
II.1.1) Title: Appel à demandes de participation — acquisition et mise en place d’une solution de gestion de communication vers le citoyen

Reference number: 2019029PCAN
II.1.2) Main CPV code: 72500000
II.1.3) Type of contract: Services
II.1.4) Short Description: Voir II.2.4).

II.1.6) Information about lots:
The contract is divided into lots: no
II.2) Description
II.2.3) Place of performance
Nuts code: BE1
Main site or place of performance:ASBL i-CITY VZW (anciennement GIAL), boulevard E. Jacqmain 95 à 1000 Bruxelles.
II.2.4) Description of the procurement:
L’objet de ce marché consiste en l’acquisition d’une solution intégrée, composée des outils nécessaires pour offrir les fonctionnalités:
a) d’un outil de gestion du référentiel de communication citoyen;
b) d’un outil de conception de modèles de documents;
c) d’un outil de composition de documents;
d) d’un outil de diffusion multicanaux des documents (en option autorisée).
i-CITY agit tant en son nom et pour son compte qu’au nom et pour compte de la ville de Bruxelles, dont il est le mandataire.
II.2.5) Award criteria

II.2.7) Duration of the contract,framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 72
This contract is subject to renewal: no
II.2.9) Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged minimum number: 3
Maximum number: 20
Objective criteria for choosing the limited number of candidates: Aucune limitation

II.2.10) Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11) Information about options
Options yes
Description of options: Options autorisées (Voir cahier spécial des charges).
Options exigées (Voir cahier spécial des charges).

II.2.13) Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds:no

Section III: Legal, economic, financial and technical information
III.1) Conditions for participation
III.1.1) Suitability to pursue the professional activity,including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:Le DUME, par lequel l’opérateur économique déclare qu’il ne se trouve pas dans une des situations d’exclusion visées aux articles 67 à 69 de la loi du 17.6. 2016.
III.1.2) Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria: Le DUME, par lequel l’opérateur économique déclare qu’il satisfait aux critères de sélection suivants:
1) le candidat mentionne, au point IV.B.) du Dume («Chiffre d’affaires annuel moyen»), le chiffre d’affaires annuel moyen des 3 derniers exercices comptables.
Minimum level(s) of standards possibly required: 1) le candidat doit disposer d’une capacité économique et financière suffisante pour assurer la bonne exécution de ce marché.
Cette capacité est établie lorsqu’il peut démontrer un chiffre minimal de 400 000 EUR par an en moyenne sur les 3 derniers exercices disponibles.
III.1.3) Technical and professional ability:
List and brief description of selection criteria: Le DUME, par lequel l’opérateur économique déclare qu’il satisfait aux critères de sélection suivants:
1) le candidat doit disposer de capacités techniques et professionnelles adéquates pour assurer la bonne exécution de ce marché. À cette fin le candidat démontre avoir presté, au cours des 3 dernières années, des services similaires à ceux faisant l’objet du présent marché;
2) l’indication des techniciens ou des organismes techniques, qu’ils soient ou non intégrés à l’entreprise de l’opérateur économique, en particulier de ceux qui sont responsables du contrôle de la qualité.

Minimum level(s) of standards possibly required:1) 3 références portant sur l’implémentation du produit «Document Generator» qui sera proposé dans le cadre de son offre pour le présent marché dont au minimum une référence portant sur l’implémentation du produit pour une autorité publique établie dans l’Union européenne.
S’il compte remettre offre pour l’option autorisée «Communication Gatewey», 3 références portant sur l’implémentation du produit «Communication Gateway» qui sera proposé dans le cadre de son offre pour le présent marché, dont au minimum une référence portant sur l’implémentation du produit pour une autorité publique établie dans l’Union européenne;
2) le candidat indique, au point IV.C.) du DUME («Techniciens ou organismes techniques responsables du contrôle de la qualité»), le nom et les coordonnées de son délégué à la protection des données (Data Protection Officer – DPO) au sens de l’article 37 du RGPD. Si le Candidat n’est pas dans l’obligation de désigner un DPO en vertu du RGPD, il l’indique et fournit les coordonnées, la fonction et les liens hiérarchiques de la personne pouvant assumer ce rôle vis-à-vis du pouvoir adjudicateur.

Section IV: Procedure
IV.1) Description
IV.1.1) Type of procedure:
Competitive procedure with negotiation
IV.1.5) Information about negotiation
The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiationsIV.1.8) Information about the Government Procurement Agreement(GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2) Administrative information
IV.2.2) Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 2019-08-06 Local time: 11:00
IV.2.3) Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
Date: 2019-09-02
IV.2.4) Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:FR, NL
IV.2.6) Minimum time frame during which the tender must maintain the tender
Duration in months:6(from the date stated for receipt of tender)

Section VI: Complementary information
VI.1) Information about recurrence:
This is a recurrent procurement: no
VI.2) Information about electronic workflows
VI.3) Additional information:
Séance d’information:
i-CITY, BD. E. Jacqmainlaan 95 à 1000 Bruxelles.
Les candidatures et offres peuvent uniquement être introduites électroniquement sur le site internet de e-Tendering
VI.4) Procedures for review
VI.4.1) Review body
Official name: Tribunal de 1re Instance Bruxelles
Postal address: Rue des Quatre-Bras 13
Town: Bruxelles
Postal code: 1000
Country: Belgium
VI.5) Date of dispatch of this notice:2019-06-26
Section I: Contracting authority
I.1) Name and addresses
Official name: asbl i-CITY vzw (anciennement GIAL)
Postal address: E. Jacqmainlaan 95
Town: Brussel
Postal code: 1000
Country: Belgium
Contact Person: De heer Olivier Lens
Telephone: +32 22295467
Email: procurement@i-city.brucity.be
Fax: +32 22295454
Internet address(es):
Main address: www.i-city.brucity.be

I.3) Communication
The procurement documents are available for unrestricted and full direct access, free of charge,at:
Additional information can be obtained from:
the above mentioned address
Tenders or requests to participate must be submitted:
electronically via:
I.4) Type of the contracting authority
Other type: Andere
I.5) Main activity
Other activity: Informatica

Section II: Object
II.1) Scope of the procurement
II.1.1) Title: Oproep tot aanvraag tot deelneming – Aankoop en implementatie van een beheeroplossing voor communicatie met de burger

Reference number: 2019029PCAN
II.1.2) Main CPV code: 72500000
II.1.3) Type of contract: Services
II.1.4) Short Description: Zie II.2.4

II.1.6) Information about lots:
The contract is divided into lots: no
II.2) Description
II.2.3) Place of performance
Nuts code: BE1
Main site or place of performance:Asbl i-CITY vzw (anciennement GIAL), E. Jacqmainlaan 95 te 1000 Brussel
II.2.4) Description of the procurement:
Het voorwerp van deze opdracht bestaat uit de aankoop van een geïntegreerde oplossing, bestaande uit de nodige tools om de functionaliteiten te bieden:
a) van een beheerstool van het referentiesysteem voor communicatie met de burger
b) van een tool voor ontwerp van modeldocumenten
c) van een tool voor samenstelling van documenten
d) van een multi-channel tool voor documentverspreiding (als toegestane optie)
i-CITY handelt in zijn naam en voor zijn rekening en voor rekening van de Stad Brussel, van wie ze de mandataris is.
II.2.5) Award criteria

II.2.7) Duration of the contract,framework agreement or dynamic purchasing system
Duration in months: 72
This contract is subject to renewal: no
II.2.9) Information about the limits on the number of candidates to be invited
Envisaged minimum number: 3
Maximum number: 20
Objective criteria for choosing the limited number of candidates: Geen limitatie

II.2.10) Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2.11) Information about options
Options yes
Description of options: Toegestane opties (Zie bijzonder bestek)
Vereiste opties (Zie bijzonder bestek)

II.2.13) Information about European Union funds
The procurement is related to a project and/or programme financed by European Union funds:no

Section III: Legal, economic, financial and technical information
III.1) Conditions for participation
III.1.1) Suitability to pursue the professional activity,including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
List and brief description of conditions:Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij zich niet bevindt in een van de uitsluitingssituaties als bedoeld in de artikelen 67 tot 69 van de wet van 17.6.2016.
III.1.2) Economic and financial standing
List and brief description of selection criteria: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij voldoet aan de onderstaande selectiecriteria:
1. De kandidaat vermeldt in punt IV.B. van het UEA (‘Gemiddelde jaarlijkse omzet’) de gemiddelde jaarlijkse omzet van de laatste 3 boekjaren.
Minimum level(s) of standards possibly required: 1. De kandidaat moet over voldoende economische en financiële draagkracht beschikken om de goede uitvoering van deze opdracht te waarborgen.
Deze draagkracht is bewezen wanneer hij een minimumcijfer van gemiddeld 400 000 euro per jaar kan aantonen over de laatste 3 beschikbare boekjaren.
III.1.3) Technical and professional ability:
List and brief description of selection criteria: Het UEA, waarmee de ondernemer verklaart dat hij voldoet aan de onderstaande selectiecriteria:
1. De kandidaat moet over de gepaste technische- en beroepsbekwaamheid beschikken om deze opdracht naar behoren uit te voeren. Met die bedoeling wordt het volgende gevraagd:
De kandidaat toont aan dat hij in de loop van de laatste 3 jaar soortgelijke diensten als deze die het voorwerp uitmaken van deze opdracht heeft verleent:
2. De opgave van de al dan niet tot de onderneming van de ondernemer behorende technici of technische organen, in het bijzonder van die welke belast zijn met de kwaliteitscontrole.

Minimum level(s) of standards possibly required:1. Drie referenties die betrekking hebben op het product ‘Document Generator’ dat zal worden voorgesteld in het kader van zijn offerte voor deze opdracht waarvan ten minste een referentie met betrekking tot de implementatie van het product voor een in de Europese Unie gevestigde overheidsinstantie.
Als hij van plan is offerte in te dienen voor de toegestane optie ‘communication gateway’, drie referenties die betrekking hebben op het product ‘Communication gateway’ dat zal worden voorgesteld in het kader van zijn offerte voor deze opdracht waarvan ten minste een referentie met betrekking tot de implementatie van het product voor een in de Europese Unie gevestigde overheidsinstantie.
2. De kandidaat vermeldt in punt IV.C van het UEA ‘Technici of technische organen die welke verantwoordelijk zijn voor kwaliteitscontrole’ de naam en de contactgegevens van zijn functionaris voor gegevensbescherming (Data Protection Officer – DPO) in de zin van artikel 37 van de AVG. Als de kandidaat niet verplicht is een DPO aan te stellen op grond van de AVG vermeldt en bezorgt hij de contactgegevens, de functie en de hiërarchische verbanden van de persoon die deze rol ten aanzien van de aanbestedende overheid kan uitoefenen.

Section IV: Procedure
IV.1) Description
IV.1.1) Type of procedure:
Competitive procedure with negotiation
IV.1.5) Information about negotiation
The contracting authority reserves the right to award the contract on the basis of the initial tenders without conducting negotiationsIV.1.8) Information about the Government Procurement Agreement(GPA)
The procurement is covered by the Government Procurement Agreement: yes
IV.2) Administrative information
IV.2.2) Time limit for receipt of tenders or requests to participate
Date: 2019-08-06 Local time: 11:00
IV.2.3) Estimated date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
Date: 2019-09-02
IV.2.4) Languages in which tenders or requests to participate may be submitted:FR, NL
IV.2.6) Minimum time frame during which the tender must maintain the tender
Duration in months:6(from the date stated for receipt of tender)

Section VI: Complementary information
VI.1) Information about recurrence:
This is a recurrent procurement: no
VI.2) Information about electronic workflows
VI.3) Additional information:
Informatiesessie:
BD. E. Jacqmainlaan 95 te 1000 Brussel
De kandidaturen en offertes kunnen alleen elektronisch ingediend worden via de e-Tendering internetsite
VI.4) Procedures for review
VI.4.1) Review body
Official name: Rechtbank van 1ste aanleg Brussel
Postal address: Quatre Brasstraat 13
Town: Brussel
Postal code: 1000
Country: Belgium
VI.5) Date of dispatch of this notice:2019-06-26